...segítségünkre lehetnek ebben is! Ehhez persze nem elég az irodán belüli nyomtatott dokumentumkezeléshez a céges arculat vagy a nyomtatási kellemetlenségek figyelembe vétele, melyekről előző cikkünkben írtunk. Következzen tehát a speciális igények és extra kényelmi szolgáltatások bemutatása!

Titkos dokumentum nyomtatása

Az irodai munka legkényesebb része a diszkréció. Orvosi vagy jogi területen például kötelező a titoktartás, nem is beszélve a nem régen életbe lépett GDPR-ről! A diszkréció általánosságban is indokolt, ha egy munkahelyen többen is használják a közös irodai készüléket. A kinyomtatott bérpapírok, kimutatások vagy szerződéstervezetet szintén diszkréten kezelendő! De hogyan lehet ezt megoldani egy nyomtató esetében?

Ma már létezik külön titkosított nyomtatás funkció, amely lehetőséget ad arra, hogy csak egy külön kód megadásával indulhasson el a készüléken a kívánt dokumentum nyomtatása. A funkció lényege tehát az, hogy akkor kerül nyomtatásra a kért oldal, ha valaki a készüléknek engedélyt ad a biztonsági kód segítségével. Így akárhány személy használja is a multifunkciós nyomtatót, akkor sem kell attól tartania, hogy a titkos, vagy diszkrét dokumentumba más is betekinthet. Irodája nyomtatási igényeit díjmentesen felmérheti itt!

Költséghatékonyság és technikai jellemzők

Amikor nem saját költségen nyomtatunk, hajlamosak vagyunk elsiklani a költségcsökkentés felett. Többszemélyes irodában óhatatlanul is keletkezik téves nyomtatás, az amúgy is nagy mennyiségű szükséges mellett. De vigyázzunk, nem logikus a legolcsóbb nyomtató készüléket vásárolni! Mint előző cikkünkben kifejtettük, a laponkénti olcsó nyomtatás nem mindig a megfelelő multifunkciós nyomtatót jelenti.

A közös nevező megállapítása nem kis erőfeszítést igényel laikusok számára, ezért javasoljuk, az igényeihez leginkább megfelelő készülék választásához vegye igénybe az ingyenes szakértői tanácsadást és segítséget, melyet itt talál meg!

Konzolitás

Előfordult már Önnel, hogy nem tudott nyomtatni, mert nem támogatta a technikai eszközét a nyomtató? Elég bosszantó, ha a szép új készülék nem elég okos ahhoz, hogy bármilyen okostelefonnal vagy laptoppal (pl. MacBook) nyomtasson, szkenneljen.

Kevesen tudják, de az új olcsóbb nyomtatókészülékeknek általában nem mindegyike rendelkezik széles körű terméktámogatással az operációs rendszerekhez, és nem minden rendszerhez adnak lehetőséget ugyanazon funkciók használatára! Ezt a problémát hívjuk konzolitásnak, amely nyomtatóvásárlás előtt alapvetően figyelembe veendő szempont!

Extrák és kényelem

Jó lenne, ha valaki odaállna a készülék mellé, és segítene Önnek, mert kétoldalasan szkennelne vagy másolna? Hát tegye automatikussá! A legelterjedtebb kényelmi funkciójú nyomtató kétoldalasan nyomtat, de ugyanezt nem végzi el szkennelés és másolás esetén. Bizonyos multifunkciós irodai nyomtatók azonban mindhárom tevékenységet automatikusan el tudják végezni kétoldalasan!

A festék mindig a legrosszabbkor fogy ki! Ha nem gondoskodtunk előre tartalék festékanyagról, akkor még idegőrlő is. A nyomtatási igényekhez mérten a megfelelő kapacitású készülék választása jö döntés, de ha szeretné középtávon gondtalanná tenni az életét, választhat extrém nagy kapacitású nyomtatót is! Így az alacsonyabb kihasználtság mellett is stabil, megbízható „munkatársra” tesz szert, és még ritkábban kell foglalkoznia a készülékkel. Persze nem mindenki számára egyértelmű, hogyan határozzuk meg ezeket az igényeket, főleg, ha a megfelelő papírtálca-kapacitást is figyelembe vesszük. Ezért ajánljuk, hogy igény esetén itt kérjen segítséget!

A nyomtatók extra lehetőségi kapcsán tapasztalható, hogy aki az NFC-funkciót kipróbálta, ragaszkodni is fog hozzá. Az NFC (Near Field Communication) egy rövid hatótávú kommunikációs lehetőség például az okostelefonok és a nyomtató között, egymáshoz érintéssel vagy egymáshoz nagyon közel helyezéssel létrejövő rádióhullám alapú kommunikáció. Ezzel a kapcsolati lehetőséggel gyors nyomtatási feladatátvitelt lehet alkalmazni, ezért az NFC nem véletlenül a váratlan helyzetek kedvelt megoldása.

Mi történik, ha nyomtatva kapott dokumentumot kell soron kívül begépelni és módosítani? Erre is van gyors megoldás! Például bizonyos EPSON-nyomtatókhoz biztosított a Dokumentum Capture Pro szkennelési feladatot kezelő szoftver, amely egy beépített OCR-komponenst alkalmaz. Ez lényegében annyit jelent, hogy a nyomtatott dokumentumon a szöveget képes felismerni, olvasni és digitalizálni. Tehát a szöveget nem kell kézzel begépelnünk, a későbbiekben mégis könnyen rákereshetünk a dokumentumunk belső tartalmára is.

Ezen kívül a formailag azonos anyagokat automatikusan, könnyen beazonosítható fájlnévvel is ellátja a rendszer, és végső helyükre irányítja. Nekünk jóformán csak ellenőrizni kell, hogy az „okosnyomtató” helyesen azonosította e a dokumentumot, például a szállítólevet a vonalkódja, vagy a számlát a száma alapján.

Végezetül egy alapvető kényelmi funkció, a „felhőbe nyomtatás”! Sok nyomtató képes különböző felhőalapú szolgáltatások használatára. Ennek segítségével a világ bármely pontjáról küldhetünk nyomtatási feladatot a készülékünkre, vagy a szkennelt anyagot egyből egy megosztott mappába tudjuk irányítani, mellyel rugalmassá tehető az irodától távoli munkavégzés.

Ha segítségre van szüksége a kényelmi és extra funkciójú nyomtatók közül melyiket válassza, ide kattintva díjmentes segítséget talál!

Következő cikkünk a dokumentumdigitalizálással foglalkozik majd, amely már elérhető alacsonylétszámú irodai környezet számára is. Tartsanak velünk továbbra is!

(Rendezvény Világ)