Egy új kormányrendelet értelmében az állami intézmények rendezvényszervezését központosítja a kormány. A rendezvényeiket júliustól engedélyeztetniük kell az érintetteknek, 2019-től pedig éves rendezvényszervezési tervet kell készíteniük - írja a turizmus.com. A kormányzati kommunikációs beszerzéseket már 2014 vége óta központosított módon, a Nemzeti Kommunikációs Hivatal jóváhagyása után végezhetik el az állami szervezetek, idén júliustól a rendezvényeik szervezését is előzetesen jóvá kell hagyatniuk a hivatallal egy új kormányrendelet értelmében.Az állami hivatalok konkrét teendőiről a Nemzeti Kommunikációs Hivatal útmutatót adott ki, ennek alapján foglaljuk össze cikkünkben a legfőbb tudnivalókat.A kormányrendelet szerint rendezvényszervezés olyan eseti vagy rendszeres előre meghatározott célból (így különösen társadalmi, tudományos, szakmai, kulturális, sport) adott helyen és időben tartott összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő, szervező, összehangoló munka, amely magában foglalja az esemény létrejöttével kapcsolatos valamely szolgáltatás, így különösen rendezvényhelyszín, rendezvénytechnika, berendezés, dekoráció, catering, programok, előadók, szállás biztosítását.Ide sorolja ugyanakkor a jogszabály a kapcsolódó tanácsadási (pl. javaslat programtervre, kapcsolódó kulturális programokra), szállítási és őrzési szolgáltatásokat is.
A jogszabály leírja, hogy a rendezvénnyel kapcsolatos teljes körű előkészítő, szervező, összehangoló munkát a rendezvény jellegétől függően biztosíthatja:- egy rendezvényszervező cég az érintett szervezettel, mint Megrendelővel együttműködésben, vagy- az érintett szervezet saját munkavállalója, ebben az esetben az érintett szervezet külön-külön kiválasztja az egyes rendezvényszervezési részfeladatokra a céget/cégeket vagy magánszemélyeket és külön-külön szerződik velük.Az egyik legfontosabb változás, hogy a komplex rendezvények megszervezésére, sőt az egyes részfeladatok megvalósítására vonatkozó igényt mostantól az érintetteknek be kell jelenteniük a hivatal felé.Komplex rendezvény például gólyatábor szervezése, több helyszínen megvalósuló roadshow szervezése, vállalati évzáró rendezvény/ügyféltalálkozó.Ugyanakkor rendezvényhelyszín + szállás egy időben, egy eseményhez köthető, akár különböző szolgáltatóktól történő beszerzése is engedélyköteles mostantól az állami szervek részére.
A hivatal útmutatója konkrét példákat is hoz a Kormányrendelet hatálya alá tartozó rendezvényszervezésre: ilyen a- csapatépítő tréning, melyen éttermi szolgáltatás és szállás igénybevétele is történik, - csapatépítő tréning, melyen éttermi szolgáltatás és coaching igénybevétele is történik,- sportnap szervezése szállás, étkezés, rendezvényterem, illetve szabadtéri terület igénybevételével,- az érintett szervezet székhelyén kívül, terembérlet és étkezés igénybevételével megtartott oktatás, szakmai értekezlet.Ugyanígy központi engedélyt kell kérni a vállalati karácsonyi vacsorához, gólyabálhoz és bármilyen workshophoz is, ha az külsős helyszínen történik.Nem tartozik a rendelet hatálya alá, tehát nem kell előre jóváhagyatni egy céges éttermi ebédet vagy egy csapatépítő kirándulás közben elfogyasztott éttermi vacsorát. Nem engedélyköteles a workshop/dolgozói jubileumi jutalmak kiosztó ünnepségének megvalósítása az érintett szervezet székhelyén ásványvíz és aprósütemény bekészítéssel, amennyiben nem kapcsolódik hozzá más rendezvényszervezési szolgáltatás.A fentiek mellett az állami szerveknek 2019. január 1-jétől megvalósítandó rendezvényeikre éves rendezvényszervezési tervet kell készíteniük, amelyet a Központosított Közbeszerzési Portálon rögzíteniük is kell. A rendezvényszervezési igényeket már a 2018. szeptember elseje utáni rendezvények esetében is rögzíteniük kell az érintetteknek a portálon.
A Hivatal a rendezvényszervezésre vonatkozó igény beérkezését követő 10 munkanapon belül dönt annak megvalósíthatóságáról.Döntései az alábbiak lehetnek: a) a rendezvényszervezés megvalósítását visszaadja az érintett szervezetnek saját hatáskörben történő lebonyolításra, b) meghatározza azokat a feltételeket, illetve megjelöli azokat a szükséges módosításokat, amelyek teljesítése esetén a rendezvényszervezés megvalósításához hozzájárul, c) a rendezvényszervezés megvalósításához annak Hivatal általi lefolytatásával hozzájárul, d) a rendezvényszervezés megvalósításához nem járul hozzá, vagy e) határidő tűzésével hiánypótlást kér.
(Rendezvény Világ - Turizmus.com)
